docs/recommendations/community_oriented_budgeting/community_oriented_budgeting.rst

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   2 Community Oriented Budgeting Recommendation
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   5 The TAC recommends the Board adopt the following Community Oriented Budgeting
   6 process.
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   8 Goals
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  11 Currently LFN contains a number of large projects with a need to conduct
  12 outreach, hold developer and marketing events and other community activities
  13 addressed by this discretionary budget.
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  15 Handling of Tungsten Fabric (TF)
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  17 Tungsten Fabric having being admitted to LFN is also in need of these
  18 funds to reach its goals of diversifying the community and reaching additional
  19 pools of developers as well as addressing the needs of its current development
  20 community. It will take a substantial time for TF to move through the necessary
  21 reviews to become a TAC project and it may fail in its diversity and outreach
  22 goals without funds. We propose that for the budget needs we consider the pool
  23 to be TAC projects plus TF, with the budget process below also applying to TF.
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  26 Normal Budget Process
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  28 1. **Budget:** The Board budgets an amount for the year equal to some factor
  29    greater than one times the amount allocated by LFN to General and
  30    Administrative (G&A) funds, to be divided equally among the TSCs of the
  31    TAC projects for them to spend at their discretion in support of:
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  33    a. Community events - Community events colocated at existing conferences
  34       as meets the communities needs as determined by each projects TSC.
  35    b. Marketing in support of those colocated events, including booth
  36       collateral (booth at broader event at which community event is
  37       collocated, signs, swag, handouts, food, video, support staff and their
  38       travel, food, event promotion, etc).
  39    c. Other community needs as they arise.
  40    d. This does not include common costs like infrastructure, salaries of
  41       staff, interns, etc which should continue to be handled centrally by the
  42       Board.
  43    e. This does not include large standalone conferences/summits.
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  45 2. **Notify:** Expenditures by the TSCs of the TAC project must be
  46    presented to the TAC as a notification prior to being made.
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  48    a. The TSC notification of the TAC is intended to discover possible
  49       synergies with other projects, in the hope that projects may find
  50       opportunities to increase value or reduce costs by collaborating on
  51       expenditures.
  52    b. Only the Projects can adequately assess whether there is a synergy.
  53       The TAC presentation is a notification process, not an approval
  54       process.
  55    c. The decision to collaborate or not belongs to the individual TSCs of
  56       the TAC projects choosing to collaborate to insure true benefit
  57       to all communities involved in the collaboration.
  58
  59 3. **Expend:** A project's TSC may proceed with the planned expenditure two
  60    weeks after TAC notification of the expenditure. A project's TSC may, at
  61    its discretion, delay the expenditure to work jointly with another
  62    community or to allow additional conversation.
  63
  64 4. **Report:** The TSCs of the TAC projects report to the Board
  65    quarterly their expenditures for the past quarter, why they were made,
  66    and what benefits were realized.
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  68 The Normal Budget Process in this proposal was informed by the `response of the
  69 Board`_ to the TAC's previous recommendation on community representation that
  70 it would consider budgeting fund to the individual project TSCs to be spent at
  71 their discretion.
  72
  73 .. _response of the Board: https://lists.lfnetworking.org/g/TAC/message/239
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  75 Exceptional Budget Process
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  77
  78 In the event that one or more TSCs, individually or jointly, identify a budget
  79 item need that cannot be adequately addressed by the discretionary funds
  80 delegated to the TSCs of the TAC Projects, that need should be
  81 addressed by this Exceptional Budget Process.
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  83 1. One or more of the TSCs of TAC Projects must prepare a Budget
  84    Request to the Board.
  85 2. Budget Requests must be presented to the TAC as a notification prior
  86    to forwarding to the Finance Committee of the Board. The TSC presentation
  87    of a Budget Request to the TAC is intended to discover possible synergies
  88    with other projects, in the hope of inspiring a joint Budget Request.
  89 3. Only the Projects can adequately assess whether there is a synergy. The TAC
  90    presentation is a discovery process, not an approval process.
  91 4. Once a Budget Request has been presented to the TAC, it may be forwarded to
  92    the Finance Committee for consideration.
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  94 We recommend a form with the following items for Exceptional Budget Proposals:
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  96 1. Title
  97 2. Description
  98 3. Sponsoring community or communities
  99 4. Requested budget amount (please include details on how arrived at budget
 100    amount)
 101 5. Is this a one time or ongoing expense? If ongoing, please include details
 102    on cost and timeframe.
 103 6. Timeframe when the resource is needed (including start/end dates if
 104    applicable)
 105 7. Benefits to communities
 106 8. Impact of budget request being denied
 107 9. Date TAC was notified of Budget Request (links to email threads,
 108    code reviews of proposal, or meeting minutes)
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 110 The Exceptional Budget Process in this proposal is predicated on the
 111 assumption that the A&P Committee is the appropriate point to address these
 112 requests, and that they will carry out whatever internal process the Board
 113 deems reasonable in response.
 114
 115 Other Non-TAC Projects
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 117 Non-TAC Projects should have access to the Exceptional Budget Process. The
 118 Board should consider allocating a small separate budget pool for direct
 119 funding of Non-TAC projects, based on their size and bugdet needs.
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 121 Future Updates to the Budget Recommendations
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 123 This document should be revised upon admission of new Non-TAC projects beyond
 124 existing set as well as promotion of new projects to the TAC status as part of
 125 the LF-N admissions review and TAC admissions review process to accomodate the
 126 evolving needs of the projects.